드라마 ‘미생’과 직장 생활, 그리고 프레젠테이션 발표

2014년 하반기 들어 케이블 TV에서 방영하는 ‘미생’이란 드라마에 대해 이야기하는 이들이 부쩍 눈에 많이 띈다. 드라마를 통해 조직 내부의 사람들이 어떤 고민을 하고 무슨 목표를 위해 어떻게 살아가는지를 간접 경험하고, 이를 통해 자신의 현재 상태를 돌아보는 이들이 있다. 이 드라마는 비단 직장인들 뿐만 아니라, 회사라는 조직을 아직 경험하지 못한, 또는 준비하는 사람들에게는 교과서에서 배우기 어려운 내용을 학습할 수 있는 기회를 주는 것 같기도 하다. (물론, 드라마 요소를 위해 현실을 좀 과장한 부분도 없진 않겠지만…)

아마도 드라마 ‘미생’에서 초반에 강한 기억을 남긴 에피소드는 인턴사원 ‘장그래’씨의 파워포인트 발표 대회 이야기가 아닐까? 어떤 내용을 어떻게 장표에 담고 이를 어떻게 청중에게 전달하여 경쟁에서 이길 수 있을지에 대한 두뇌와 열정의 싸움. 이렇게 "정보와 의견을 다른 이들에게 발표하는 능력"은 성공적 조직 생활을 위해 갖추어야 할 능력 중의 하나일 것이다.

 
업무 계획 및 관리 능력도 중요하다

하지만 여기에 덧붙여 또 다른 강조하고 싶은 능력이 있으니, 그것은 바로 "업무를 계획하고 진행 상황을 관리하는 능력"이다. 이는 앞서 말한 ‘발표’만큼이나 중요한 역량이지만 결과물이 눈에 보인다기 보다는 상당히 많은 부분이 머리 속에서, 또 개인적으로 이루어지는 작업이다. 때문에 이는 드라마로 간접경험 하기 어렵고, 아마 재미도 없을 것이다.

그렇다면 실제 직업 현장의 업무 계획 및 진행 상황 관리와 관련된 자료들에는 어떤 것들이 있을까? 조직마다 조금씩 사정은 다르겠지만 연간 업무계획 같은 일 년의 큰 그림이 있겠고, 일일보고, 주간보고, 월간보고와 같은 정기적 보고자료 등도 있을 수 있다. 승진과 연봉협상의 중요한 참고자료가 되는 연간 평가의 경우, 이들 연간 업무계획과 정기 보고에 담긴 결과 등을 토대로 상사와의 면담을 통해 결과와 과정에 대한 평가와 피드백이 이루어지기도 한다.

내 삶의 과제를 계획하고 관리한다면?

업무 계획 및 관리 능력은 꼭 직업인으로서 일을 할 때에만 필요한 것이 아닐 수도 있다. 학생이거나 취업을 준비하는 과정에서도 자신의 중요한 일들, 즉 자기 삶의 ‘과제’들을 업무처럼 계획하고 관리해 간다면 도움이 되지 않을까? 마치 ‘나’를 경영하는 것처럼 말이다. (이하 관리하는 대상을 ‘과제’라고 표현하도록 한다.) 그렇다면 어떻게 하면 자신의 삶에 이를 대입할 수 있을까?

과제 관리의 3단계 프레임워크

올 한 해, 가령 2015년 자신의 삶에서 중요한 과제들을 어떻게 실행할지 계획하고 관리하기 위해서는, 이를 어떻게 바라보고, 어떤 적당한 크기로 잘라내어 다룰 것인지에 대한 ‘생각의 틀’이 필요하다. 여러 방법이 있겠지만 본인은 다음과 같이 ‘과제(project)’, ‘태스크(task)’, 그리고 ‘액티비티(activity)’의 세 가지 수준(level)으로 구분하는 것을 제시한다. 이는 "3단계 과제 관리 프레임워크"라고 말할 수 있다. (프로젝트 관리나 다른 분야에서 사용하는 학술적 용어가 있지만, 여기서는 생략하도록 한다).

<3단계 과제 관리 프레임워크>
* 과제(project) (제 1 레벨. 구체적, 정량적 목표를 포함)
   - 태스크(task) (제 2 레벨. 개월 단위의 실행 항목)
      . 액티비티(activity) (제 3 레벨. 일/주 단위의 실행항목)

첫째. ‘과제(project)’를 구분하고 목표 세우기
먼저 제 1 수준(level)인 ‘과제’부터 생각해보기로 한다. 본인에게 질문을 해보자. 작년에 (2014년) 자신이 가지고 있던 계획들은 무엇이었나? 이 계획들의 목표는 무엇이었던가? 무얼 했으면 계획한 것을 이뤘다고 말할 수 있었을까? 그럼 그 결과는 어땠는가? 머리 속에 여러가지 일들이 떠오르지만 막상 이를 구분하여 항목으로 정리해 보는 것은 그리 쉽지 않은 일이다. 그 이유중 하나는 우리가 보이지 않는 것을 정리하고 구분하려 하기 때문이다. 보이는 사물을 정리하는 것과는 달리 과제들은 눈에 보이지 않고 동시에 진행되는 것처럼 느껴지기도 한다. 이럴때 저글링(Juggling, 여러 개의 공들을 떨어지지 않게 손으로 번갈아가며 던지는 기술) 이미지를 활용해보자. ‘나는 지금 몇 개의 공을 가지고 저글링을 하고 있는가?’
  
머리 속에서 떠오르는 공 하나 하나가 올해의 중요한 과제라고 생각할 수 있다. 적으면 두 세 개, 많은 사람은 다섯 개가 넘는 공들을 가지고, 우리는 이 공들이 바닥에 떨어지지 않도록 노력하며 살고 있는 것이다. (하지만 때로는 쉬기도 하고, 어떤 때는 공 몇 개를 내려놓고 저글링을 할 때도 있다는 점은 기억하자. 너무 많은 공을 쉴새없이 던지는 것은 번-아웃 되는, 탈진하는 지름길이다.)

이 과정을 통해 식별한 과제들에는 각각 그 목표를 부여하되, 목표는 가급적 수치화 하거나 과제 달성 여부를 판단할 수 있는 어떤 기준들을 세워 관리하는 것이 좋다. ‘올해는 운동을 하겠다’ 라는 과제에 특별한 목표를 부여하지 않는다면, 이는 그저 ‘운동은 좋은 것이야’ 하는 이상적인 구호에 머무르기 쉽기 때문이다. 대신 ‘운동을 통한 건강한 체력 관리’라는 과제의 목표로 ‘주당 몇 회 정도의 운동’, 그리고 목표 체중이나 다른 수치 등을 추가한다면 과제를 관리하는데 도움이 된다.

둘째. 과제를 실행하는 방식으로 ‘태스크(task)’를 정리
과제를 구분한 뒤 할 일은, 과제의 목표를 이루기 위한 순서로 ‘태스크’들을 구분하는 것이다. 태스크란 3단계 과제 관리 프레임워크의 제 2 수준으로서, 적게는 몇 주, 많게는 몇 개월이 걸리는 단위의 실행 항목이라 생각할 수 있다. 그럼 과제의 목표를 이루기 위한 태스크의 순서란 어떤 것일까? ‘준비하고, 실행하고, 평가하고’, ‘알아보고, 해보고, 정리하고’, ‘연습하고, 도전하고, 결과에 따라 다음 행동을 정하고’ 등, 이는 어떤 목표를 이루기 위한 행동의 순서를 의미하며, 과제를 구분하는 것과 마찬가지로 태스크를 구분하는 것 역시 관리의 중요한 역량이다.

회사에서 업무를 진행하다 보면, 생각보다 과제를 실행하기 위한 태스크 구분을 잘 하지 못하는 이들이 있음을 발견할 때가 있다. 각 태스크의 예상 소요시간이 터무니없이 비현실적인 것은 말할 것도 없다. 이는 해당 업무의 사전 경험이 없는 경우에 그럴 수도 있고 , 업무가 매우 창의적이거나 혁신적이어서 예측이 불가능하기 때문일 수도 있다. 하지만, 제한된 시간과 자원을 가지고 과제들을 진행하는 상황에서 이를 실행하는 순서와 예상 소요시간을 포함한 태스크로 구분하는 것은 본인 뿐 아니라 조직 내의 커뮤니케이션과 의사결정을 위해서도 매우 중요하다. 이는 회사 생활 뿐 아니라, 자기 삶의 과제관리에서도 동일하게 적용된다. 하루 24시간, 일 년 365일이라는 제한된 자원인 ‘시간’을 어떻게 배분하여 활용할지 결정할 때, 자신의 과제를 태스크 레벨에서 검토하는 것은 도움이 된다.

셋째.  특정 일, 주에 실행할 ‘액티비티(activity)’를 정하고 실행
마지막 단계는 실제 어떤 날이나 어떤 주에 실제 해야하는 구체적인 실행 항목을 정하는 일이며, 이를 ‘액티비티’라 한다.  액티비티는 며칠, 또는 몇 주 동안 실제 해야하는 구체적인 실행 항목이다. 빈 종이에 적던지, 가죽 표지의 다이어리를 쓰던지, 네이버/구글의 캘린더를 이용해 기록하던지, 매일, 또는 그 주에 한 일들은 액티비티라 보면 무난하다.

액티비티에서 중요한 것은 반드시 지켜야만 하는 날짜(제출일, 시험일, 약속 등)인 ‘마일스톤(milestone)’이 되는 액티비티와 그 날짜이다. 피치못할 특별한 사정이 생기지 않는 한, 이 마일스톤의 변경은 없다는 생각이 과제를 실행할 수 있는 힘을 만들어 낸다. 그리고, 현재에서 미래 순서로 액티비티를 정리하는 대신, 미래의 중요한 마일스톤을 먼저 설정한 뒤, 거꾸로 일정을 계획하여 언제 어떤 액티비티등을 하는 것이 좋을지 계획을 세우는 것이 실행 가능성을 높여준다. (이는 목표부터 거꾸로 계획을 세운다 하여 ‘역방향 계획(backward planning, reverse planning)’이라고 부르기도 한다.)

이상의 내용을 가지고 과제 계획을 수립한 예를 들어보면 다음과 같다:
* 000 분야 전문성 확보 (관련 서적 *권, 관련 자격증 1개 취득)
   ? 000 분야 자료 및 교육 프로그램 조사 (2015년 **월)
   ? 000 서적 학습 (2015년 **월 ? **월)
      . 챕터 ** ? ** 학습 (2015년 **월 **일 ? **일)
      . …
      . ★학습 완료 (2015년 **월 **일) (참고: 이 액티비티가 주요 마일스톤의 하나임)
   ? 000 과정 수강 
   ? 000 자격증 응시

실행. 중요한 것은 실행이다
이와 같이 과제를 식별하고, 태스크를 정리하고, 이를 위한 액티비티들을 가지고 매 주 일정을 관리해보도록 하자. 이를 위한 도구로는 아날로그 방식으로 빈 종이나 다이어리를 사용할 수도 있고, 일정 관리 전문 다이어리, 일정 관리 소프트웨어, 아니면 포털 서비스에서 제공하는 달력 기능을 사용해도 무방하다. 하지만 중요한 것은 일정관리 도구가 아니라 일정 관리를 하는 생각의 접근 방식이라는 사실은 명심하도록 하자.

여기에서 소개한 "3단계 과제 관리 프레임워크"를 가지고, 자신에게 편한 어떤 도구라도 가지고 (종이건, 워드프로세서건, 어떤 노트/캘린더 앱이건) 2015년 올해의 연간 과제와 목표를 계획하고 관리해보면 어떨까? 물론 익숙해지는 과정이 필요하기에 중요한 일 한 두 가지부터 관리해 보고, 익숙해지면 숫자를 늘릴 수도 있다.한편, 개인의 삶이 아닌 업무적으로도 이러한 관리 기술(skill)이 필요해지는 순간, 평소의 습관이 진가를 발휘할 수도 있을 것으로 기대한다.